ASystem в «Сити Принт»: опыт внедрения

05.07.2012

Как обеспечить прибыльность полиграфического производства в далеко не лучших условиях посткризисного периода? В типографии «Сити Принт» (Москва) выбрали стратегию системного развития предприятия, предполагающую усовершенствование процессов управления и организации производства.

Одним из первоочередных шагов в этом направлении стал реализованный в 2011 г. проект внедрения полнофункциональной специализированной полиграфической информационной системы ASystem. Разрабатывает данное программное средство и оказывает услуги по его внедрению и технической поддержке компания «Моноритм». О проекте рассказывают Александр Евсеев, генеральный директор компании «Сити Принт» и Павел Иванов, к.т.н., заместитель директора компании «Моноритм».

Проект в «Сити Принт» - мнение заказчика

Типография «Сити Принт» была образована в 2006 г. на базе полиграфической фирмы «Альба» (основанной в 1992 г.). Специализация типографии – производство книжно-журнальной (брошюры, каталоги, годовые отчеты, периодические издания) и листовой (плакаты, листовки, буклеты и пр.) продукции, календарей.

К началу 2010 г. предприятие находилось в тяжелом экономическом положении. Сказались отголоски кризиса 2008 г., но и не только это – по сути это был системный управленческий кризис, в состоянии которого находятся сейчас многие отечественные полиграфические фирмы. Заказов было немного, и при этом основная их масса была от одного заказчика.

Улучшить ситуацию первоначально пытались, сокращая издержки производства и минимизируя ценовое предложение. Эти решения оказались в корне неверными, так что в мае 2010 г., когда я стал единолично управлять компанией, ситуация на предприятии была очень непростой. Тогда было принято два стратегически правильных решения. Во-первых, мы обратились к управленческому консалтингу. Вторым шагом стало приобретение системы ASystem, предназначенной для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, оперативного управления и информационной поддержки управленческих решений на предприятиях полиграфической отрасли. Результат в типографии почувствовали довольно быстро, уже в конце 2010 г. финансовое положение компании оздоровилось, а сейчас «Сити Принт» стабильно приносит прибыль.

Приступая к внедрению автоматизированной системы, необходимо четко представлять, что типография хочет от нее получить, зачем это делается. Просто купить некий продукт и рассчитывать на результат будет ошибкой. Сама ASystem не способна ничего изменить, она ложится на те процессы, которые в компании уже существуют. Вот почему мы сначала определились со стратегией развития. Консалтинг нам показал, как от стратегии перейти к оперативному управлению, помог понять, для чего нужны среднесрочные и краткосрочные цели, и как перейти к их достижению. В процессе подготовки к внедрению автоматизированной системы управления предприятием мы смоделировали основные бизнес-процессы. Так «Сити Принт», до перестройки своей работы функционировавшая как функциональная компания, вплотную приблизилась к процессному типу управления, признанному в мире наиболее эффективной моделью управления на насыщенном рынке. И именно для предприятия такого типа, по нашему убеждению, ASystem подходит просто идеально. Разумеется, она может работать и в функциональной компании, но скорее всего эффект от ее применения в таком случае будет небольшим.

Почему в качестве одной из первоочередных мер по выведению предприятия из кризиса стала покупка и внедрение ASystem? Казалось бы, зачем в условиях, когда предприятие и так испытывает экономические трудности, тратить немалые средства на автоматизированную систему? Дело в том, что мы рассматриваем ее как инструмент, облегчающий принятие решений, ускоряющий документооборот, сокращающий информационные издержки, предоставляющий в режиме реального времени оперативную и аналитическую информацию, а в общем ASystem для нас одно из средств зарабатывания денег.

Внедрение

Внедрение автоматизированной системы – проект развития компании и нельзя недооценивать его значение. Начали с того, что провели совещание, на котором разъяснили, для чего нам нужна автоматизированная система, заручились поддержкой тех людей, которые будут отвечать за проект. Был разработан поэтапный план внедрения. У всех задействованных сотрудников была прямая финансовая мотивация. Когда компания развивается, работа сверх должностных инструкций отражается в личных обязательствах, от выполнения которых зависит выплата бонусных вознаграждений. Внедрение ASystem стало задачей ключевых сотрудников, таких, как исполнительный директор, директор по продажам, главный технолог, управляющий производством и кладовщик.

Процесс внедрения ASystem занял немного времени – примерно три месяца. Дело в том, что почва для этого уже была подготовлена. В типографии функционировала система Prinect Prinance, которую мы внедрили первыми в Восточной Европе. Она заставила нас приспособиться к ее использованию и поменять наши процессы, несколько их улучшив.

Один из первых этапов работы заключался во внесении нормативов. На этом отрезке пути нам удалось сэкономить время – мы не мудрствовали, и внесли в систему те нормативы, которые использовали ранее в Prinect Prinance. Потом пошла рутинная работа: внести списки оборудования с характеристиками, необходимые для расчета себестоимости, составить клиентские справочники, отдельного внимания потребовала подсистема складского учета.

С января 2011 г. типография полностью перешла на ASystem. А последующие 12 месяцев мы вплотную работали над ее развитием, подразумевая под этим формирование необходимой нам оперативной отчетности, связанной, например, с продажами. В этом году эти задачи существенно сократились, так как мы уже достаточно продвинулись. Доработки касаются, в основном, дополнению разных форм отчетности. Серьезный качественный системный анализ и грамотная постановка задачи помогли нам не допустить крупных ошибок. В противном случае при создании информационной системы управления предприятия чрезвычайно высока вероятность просто выбросить деньги на ветер.

О результатах

Не только в полиграфии, но и в других отраслях для оценки производства важными считаются коэффициент загрузки оборудования и технологические параметры. А экономические показатели не являются приоритетными. Но заниматься планированием в типографии, не зная, например, фактической себестоимости нормо-часа, рентабельности тех или иных продуктов, весьма проблематично.

Ошибочно надеяться, что, лишь только приступив к внедрению АСУ, можно сразу использовать функционал программы в полную мощь, требуется время – необходимо накопить фактический материал, реальные статистические данные. Только проработав с ASystem весь прошлый год, мы реально подошли к расчету фактической себестоимости и это помогает нам вести взвешенную ценовую политику.

Компания «Сити Принт» работает по целям, которые мы ставим на год: финансовым, клиентским, процессным, а также и по персональным целям сотрудников. Одна из финансовых задач прошлого года заключалась в сокращении затрат на материалы. Хотя и прежде на складе хранился только неснижаемый запас полиграфических красок и прочих расходников, а материалы покупались строго под заказ, их доля в структуре стоимости заказа составляла более 60 %. Соответственно и маржинальность низкая, и перспектив никаких. С ASystem более точным стал учет, реально соблюдаются нормативы, и доля материалов снизилась до уровня в 47 %. В текущем году мы запланировали несколько увеличить уровень затрат на материалы – до 48 %, поскольку выходим на рынок периодики, в котором раньше не работали. Диверсифицикация бизнеса поможет обеспечить более равномерную загрузку мощностей, но требует на начальном этапе запланировать более низкий уровень рентабельности новой группы продуктов (отраслевых и корпоративных периодических изданий) по сравнению с аналогичной рекламной продукцией. Решать такие вопросы, а также планировать загрузку, контролировать выполнение заданий было бы очень сложно, если бы не ASystem. Для принятия быстрых управленческих решений нужна адекватная система поддержки принятия этих решений, а также система сбора и обработки информации.

Система позволяет настроить инструменты маркетинговой политики типографии. В автоматическом режиме считаются накопительные скидки для так называемых дилеров (агентств, издательств и т. п.): по умолчанию сначала это 5 % и потом (в зависимости от суммы заказов в текущем месяце) она растет. CRM-система для ведение базы клиентов, управления их сделками и контактами, анализа продаж удобна, но хочется получить от нее еще больше. Разработчикам здесь еще есть над чем поработать. Используя ASystem, мы меняем рентабельность востребованных в определенный сезон работ, таких, например, как навивка календарей. Летом, по сравнению с «высоким» сезоном она снижается в разы.

Система предоставляет ценный аналитический материал в виде различных отчетов. В нашей типографии одним из механизмов управления бюджетом является понедельный отчет о прохождении заказа: от проекта до отгрузки. Выполнение бюджета считается по отгрузке, и с помощью такого отчета мы можем быстро принять решение о том, какие меры следует предпринять для ускорения выполнения того или иного заказа или проекта.

Управление у нас строится на экономических показателях, и один из них, а именно эффективная выработка на одного производственного сотрудника в час, анализируется управляющим производством ежемесячно. Анализ дает понимание не только того, насколько эффективно работает персонал, но и какие именно заказы экономически более выгодны.

Система мотивации персонала постоянно совершенствуется. Зарплата на производстве складывается из двух частей: фиксированной и переменной. Сейчас сформирован специальный фонд и с июня текущего года будет введена система дополнительной мотивации за перевыполнение плана, за качество. Все это потребует досконального сбора фактов с помощью системы оперативного учета в режиме online – AsystemTouch. Она незаменима для получения фактических данных и отражения объективной экономической картины происходящего на производстве. Пригодится и журнал внутренних рекламаций.

В результате оптимизации работы типографии среднемесячный оборот (без НДС) увеличился почти в два раза по сравнению с уровнем 2010 г. и составляет сейчас 20 млн руб. При этом численность персонала сократилась на 30 чел., сейчас в компании работают 58 сотрудников. В типографии всего 2 подсобных рабочих, для выполнения разовых ручных операций привлекаются бригады временных рабочих. Благодаря автоматизации рабочего потока два сотрудника участка допечатной подготовки выполняют такой объем работы, для которого раньше потребовалось бы не меньше трех человек. За последние 1,5 года у нас практически нет текучести кадров, зарплата выплачивается вовремя и она выше, чем в среднем по отрасли. В том, что нам во многом удалось стабилизировать ситуацию и дать производству импульс развития – большая заслуга ASystem.

Комментарий исполнителя

Сложно было бы говорить о системе автоматизированного управления в отрыве от личности руководителя предприятия и от других факторов. У каждой типографии своя рыночная сегментация и стиль управления. В «Сити Принт» ASystem стала тем инструментом, с помощью которого такие управленцы, как А. Евсеев и его профессиональная команда, добились вполне значимых результатов. Смогла бы типография выйти из кризисного состояния без ASystem? – Вполне возможно, что да, но это потребовало бы куда больше усилий и времени. Опыт «Сити Принт» ценен тем, как активно здесь работают с системой, используют многие ее компоненты, воспринимают ASystem как практический инструмент для повышения экономической эффективности. Сочетание всех этих факторов и дало такой синергетический эффект.

Вполне закономерно, что с внедрением ASystem в «Сити Принт» добились такого снижения расходов на материалы. Раньше можно было приберечь несколько сотен листов «про запас» и, когда подобная «экономия» приобретала системный характер, это сказывалось на себестоимости. Начали все считать – и результат не заставит себя ждать. Снижение доли расходов на материалы на 12 % (при годовом объеме производства примерно в 120 млн руб.) дает экономию в 14 млн руб. – так ASystem реально приносит деньги в казну предприятия.

Ситуация в полиграфии меняется, и явно не в лучшую сторону – она «проседает», и ясно, что перспективы не очень обнадеживающие. В то время, когда предприятия меняют свою рыночную сегментацию, инвестирование в автоматизацию не риск, а экономически оправданный ход. Важно только не забывать, что сам по себе ни один инструмент – ни полиграфическая техника, ни средства автоматизации, не приносят деньги – к ним нужно еще и усилия приложить.

Компания «Моноритм» предлагает своим клиентам ряд продуктов, предназначенных для автоматизации деятельности всего полиграфического предприятия. ASystem – продукт класса люкс, он обладает большим количеством надстроек, функций и предназначен для управления полиграфическим предприятием любого уровня – от полиграфкомбината до малого предприятия. Для предприятий с ограниченным бюджетом имеется специализированная система PrintEffect, которая требует меньше усилий при ее настройке и эксплуатации.

Мы постоянно взаимодействуем с нашими клиентами, дорабатывая и совершенствуя свои программные продукты. Так что конкретные предложения по развитию ASystem, высказанные Александром Евсеевым, мы очень ценим. Основываясь на таких пожеланиях, специалисты компании «Моноритм» строят дальнейшие планы. Так уже в ближайшее время функционал CRM-компоненты, обеспечивающей работу типографии с клиентами, будет существенно расширен. Не должно возникнуть проблем и с доработкой техкарт, в которых клиент предложил указывать не только временные показатели, но и скорость, с какой должна работать техника.

< Возврат к списку

Мария Сорокина Дежурный менеджер